Privatlivspolitik og databeskyttelse

Vordingborg Gymnastikforening er ansvarlig for beskyttelsen af personoplysninger i henhold til GDPR. Her beskriver vi, hvordan vi behandler personoplysninger, hvilke rettigheder medlemmer og frivillige har, og hvordan vi sikrer databeskyttelse.

 
Privatlivspolitik

Foreningens grundoplysninger
Navn: Vordingborg Gymnastikforening
Adresse: Ornebjergvej 40, 4760 Vordingborg
CVR-nummer: 10571510
Kontaktperson: Formand Diana Meyer Hansen

Tlf.: 23 62 40 26

E-mail: vordgym@gmail.com

Website: www.vorgym.dk
Dato for seneste ændring i politikken: 22.05.2025.

 

Hvem behandles der oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

  1. Medlemmer
  2. Ledere
  3. Trænere
  4. Bestyrelsesmedlemmer
  5. Frivillige

 

Typer af personoplysninger vi behandler

For medlemmer:

Almindelige personoplysninger:

  1. Navn
  2. Mailadresse
  3. Telefon
  4. Adresse
  5. For børn og unge under 18 år behandles kontaktoplysninger om forældrene


For ledere, trænere, bestyrelsesmedlemmer og frivillige:

Almindelige personoplysninger:

  1. Navn
  2. Mailadresse
  3. Telefon
  4. Adresse
  5. CPR-nr.
  6. Bankoplysninger inkl. kontonr.
  7. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

 

Hvor stammer oplysningerne fra?

  1. Oplysningerne stammer hovedsageligt fra medlemmerne, lederne, trænerne, bestyrelsesmedlemmerne og de frivillige selv.
  2. I udvalgte tilfælde kan de stamme fra andre kilder:
    1. Offentlige myndigheder (f.eks. nødvendige skatteoplysninger)
    2. DGI (fx oplysninger om kursusdeltagelse)

 

Formål med behandlingen

Hvad bruges oplysningerne til?

  1. Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning.
  2. Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer.
  3. Indhentelse af børneattester.
  4. Hensyntagen til skader og helbredsforhold.
  5. Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og skatteindberetning.
  6. Behandling knyttet til bekæmpelse af doping og matchfixing.

 
Videregivelse

Følgende oplysninger videregives til DGI, DIF, kommunen, politiet m.fl.:

  1. Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri.
  2. Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger.

 
Samtykke

I de fleste tilfælde behandler vi personoplysninger på baggrund af lovgivning, kontrakt eller vores legitime interesse. Hvis vi i særlige tilfælde har behov for at indhente samtykke, vil det ske frivilligt og tydeligt. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket inden tilbagetrækningen.

 

Opbevaring af oplysninger

  1. Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen i vores IT-system, der er i skyen via Conventus. I systemet er adgangen knyttet til den enkeltes funktion i foreningen. Det fremgår af Conventus, hvad den enkelte funktion har adgang til.
  2. Personoplysninger opbevaret på kontoret sker i aflåst rum.

 

Opbevaringsperioder og sletning

  1. Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør.
  2. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 5 år efter virket er ophørt.
  3. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
  4. Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
  5. CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.
  6. Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke.

 

IT-systemets funktioner ift. databeskyttelse

Vores IT-system kan følgende:

  1. Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.
  2. Give notifikationer om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data.
  3. Give notifikation om regelmæssig fornyelse af password.

 

Håndtering af brud på datasikkerheden

  1. Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
  2. Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  1. Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  2. Retten til indsigt i egne personoplysninger
  3. Retten til berigtigelse
  4. Retten til sletning
  5. Retten til begrænsning af behandling
  6. Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  7. Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til Vordingborg Gymnastikforening.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil medlemmer, ledere, trænere, bestyrelsesmedlemmer samt frivillige modtage besked herom.

 

Denne Privatlivspolitik tager udgangspunkt i skabelon udarbejdet af DGI i januar 2018.